Coordinateur.trice administratif.ve 90% CDD

Centre for International Environmental Studies

CONTRAT : Contrat à durée maximale de 12 Mois, potentiellement renouvelable

TAUX DACTIVITE : 90% soit 36 heures/semaine
DELAI DE POSTULATION : 19-05-2024

Le Centre d’études environnementales internationales (CIES) a été créé en 2010 et représente le point focal de la recherche sur les questions environnementales à l’Institut. Le CIES a pour mission de mener des recherches académiques de haut niveau pour améliorer la qualité de la prise de décision dans les sphères publiques et privées. Cet objectif est atteint en créant une plate-forme permettant aux chercheur.e.s de mener des recherches interdisciplinaires sur l’environnement, en offrant une formation aux doctorant.e.s dans des domaines de recherche spécialisés et en diffusant les résultats de la recherche par le biais d’activités de sensibilisation destinées aux expert.e.s universitaires et aux décideurs.euses.

Responsabilités :

• Assurer la bonne gestion du Centre dans le cadre de la gestion administrative régulière, tenue des comptes et documents comptables, organisation des évènements.

• Assurer le suivi des procédures RH, la communication, la correspondance.
• Soutenir le travail du/de la directeur.trice du centre et superviser le travail du personnel de soutien.
• Soutenir administrativement les projets de recherche ainsi que la gestion des tâches RH en collaboration avec le service RH de l’Institut.
• Être le point de liaison entre les membres du Centre et une autre unité (comptabilité/RH/autres services) de linstitut.

• Gérer les tâches administratives et de bureau courantes liées au Centre;
  
• Gérer les opérations comptables quotidiennes, telles que les paiements, les factures aux partenaires;
  
• Gérer lorganisation des voyages et lassurance voyage pour le personnel et les invités ;
  
• Assurer la liaison avec le Service RH et leur fournir les informations et documents relatifs au personnel du Centre;
Gérer les candidatures des étudiant.e.s, chercheur.euse.s invité.e.s et des associé.e.s de recherche, les accueillir et être leur point focal au sein du Centre;

Communication et gestion des événements

• Etre responsable de lorganisation et du bon déroulement des événements du Centre (colloques, conférences, réunions et ateliers), la réservation des salles et la restauration;
  
• Préparer la page web des événements et assurer la liaison avec les participant.e.s.
• Créer tout le matériel de communication pour les événements (affiches, médias sociaux).
  
• Superviser lassistant de communication du CIES
  
• Créer et gérer le matériel de communication, comme la préparation et lenvoi des bulletins dinformation
  
• Mettre à jour le site web du Centre et les plateformes de médias sociaux
  
Être en charge de l’établissement du rapport annuel et de la supervision du travail
• 
  

Gestion administrative des projets de recherche

• Gérer ladministration de plus de 10 projets de recherche
  
• Fournir un soutien administratif général aux projets de recherche
  
• Travailler en étroite collaboration avec les chercheur.euse.s principaux.ales pour les aider à gérer les projets de recherche
  
• Assurer la liaison avec le bureau de la recherche, les organismes de financement ainsi que d’autres services le cas échéant
  
• Assurer le suivi de ladministration financière des projets de recherche
  
• Soutenir la préparation des rapports financiers destinés aux donateurs
  
• Tenir à jour la page de MySNF (ou de tout autre donateur) / assurer la conformité avec les règlements des donateurs, soutenir et soumission des projets

Pour réussir dans ce rôle vous devrez :

• Être titulaire dun Bachelor ou Master en administration ou jugé equivalent
• Avoir entre 3 et 5 ans dans la coordination/gestion de projets, dévénements et de tâches administratives
• Maîtriser le français et langlais (niveau C1 minimum)
• Connaitre Adobe Indesign et les médias sociaux
• Connaitre les outils bureautiques usuels
• Faire preuve dentregent et de diplomatie dans les interractions que vous aurez
• Avoir un esprit de sythèse
• Faire preuve de flexibilité et dagilité
• Avoir un sens des priorités et maitriser votre gestion du temps

Ce que nous allons pouvoir vous apporter :

• Une grande communauté internationale
• Travailler avec des étudiants et des chercheurs venant dhorizons divers
• Pionnier dans lexploration des questions de dimension mondiale
• Au cœur de la Genève internationale
• Un environnement de travail flexible, ouvert et international avec une approche collaborative
• 5 semaines de vacances
• 36 heures par semaine à 90%

Nous sommes un employeur qui respecte légalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur lâge, létat civil, le handicap, la race, lorigine nationale, la couleur, le sexe, lorientation sexuelle ou la religion.

Pour plus dinformations, les candidats sont invités à consulter le site Internet de lInstitut : graduateinstitute.ch

Veuillez noter que les offres reçues par courrier ne seront pas prises en compte.

Si vous êtes intéressé/e par ce poste, utilisez le bouton "Postuler" ci-dessous afin de soumettre votre candidature. Aucune offre reçue par courrier postal ne sera prise en compte.