Assistant(e) administratif(ve)

UNION INTERNATIONALE DES TÉLÉCOMMUNICATIONS

LUIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de linformation et de la communication - a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, semploie à renforcer linfrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers.

Assistant(e) administratif(ve)

Numéro de lavis de vacance: 1606
Secteur: BR
Département: TSD
Pays du contrat: Suisse
Lieu daffectation: Genève

Numéro de poste: R43/G6/465
Grade: G6
Type de contrat: Durée determinée
Durée du contrat: 2 ans avec possibilité de prolongation
Type de publication: Externe
Date limite de candidature (Minuit heure de Genève) 4 juin 2024

UNITE ORGANISATIONNELLE

Le Bureau des radiocommunications (BR) est chargé de lapplication du Règlement des radiocommunications et de fournir lappui technique administratif nécessaire pour les Conférences mondiales et régionales des radiocommunications organisées par lUIT, les Assemblées et les Commissions détudes des radiocommunications. Il met en oeuvre les procédures réglementaires internationales pour lenregistrement des assignations de fréquence et des positions orbitales, apporte son assistance aux administrations pour la coordination et la mise en oeuvre de leurs besoins en matière de spectre des fréquences et de positions orbitales et aide à résoudre les cas de brouillage préjudiciable. Il assure le secrétariat technique spécialisé des Commissions détudes des radiocommunications et de lAssemblée des radiocommunications en vue détablir des Recommandations sur lutilisation du spectre et les caractéristiques des systèmes radioélectriques. Le BR comprend quatre départements: le Département des services spatiaux, le Département des services de terre, le Département informatique, administration et publications et le Département des commissions détudes.

Dans le cadre du Bureau des radiocommunications, le Département des services de Terre (TSD) comprend les trois divisions suivantes: Division des services de radiodiffusion (BCD), Division des services fixes et mobiles (FMD), et Division de la publication et de lenregistrement des services de terre (TPR). Le Département est chargé de lapplication du Règlement des radiocommunications de lUIT en assurant le traitement tant réglementaire que technique des assignations de fréquence notifiées par les Etats Membres de lUIT pour les services de Terre. En outre, il est responsable de lapplication des procédures relatives aux Plans mondiaux et régionaux. Il fournit par ailleurs une aide aux Etats Membres de lUIT en ce qui concerne le choix des fréquences et le traitement des cas de brouillage préjudiciable. Le Département est chargé de lapplication des dispositions administratives et dexploitation du Règlement des radiocommunications, y compris des aspects de sauvegarde de la vie humaine des services aéronautique et maritime. Le Département édite et publie la totalité des publications des données concernant les services de Terre. Il mène également à bien des études ainsi que dautres activités pour la préparation de Conférences mondiales et régionales des radiocommunications.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

Sous la supervision directe du Chef de la Section de lenregistrement, au sein de la Division de la publication et de lenregistrement des services de Terre (TPR) du Département des services de Terre (TSD), le/la titulaire sacquitte des tâches suivantes:

• Fournit un appui administratif à la Division en ce qui concerne les communications, les réunions et le flux de travail; repère les sujets complexes ou délicats et établit les contacts nécessaires pour les traiter de façon appropriée, et détermine les questions prioritaires qui doivent être portées à lattention du supérieur hiérarchique. Sil y a lieu, donne des informations et des orientations au personnel du Département à tous les niveaux et sassure quil sait ce qui est attendu de lui et est conscient des échéances.
• Rédige des lettres circulaires concernant lenregistrement des fréquences et les affaires maritimes.
• Établit et gère des systèmes de suivi de la correspondance et des documents et les tient à jour. Surveille lavancement du travail et les cas prioritaires ou qui requièrent lattention du supérieur hiérarchique.
• Gère et tient à jour les bases de données du BR contenant les coordonnées des administrations.
• Prépare les formulaires de conclusions assortis de recommandations appropriées concernant les fiches de notification, à renvoyer aux administrations après la formulation dune conclusion défavorable par le Bureau, et prépare la correspondance connexe.
• Engage la procédure au titre du numéro 11.47 du RR concernant les inscriptions provisoires dans le Fichier de référence international des fréquences et prépare la correspondance destinée aux administrations pour confirmer la date de mise en service des assignations.
• Gère et tient à jour la Préface à la BR IFIC.
• Rédige la correspondance concernant les brouillages préjudiciables, les infractions au Règlement des radiocommunications et les rapports spéciaux de contrôle des émissions.
• Peut être appelé(e) à accomplir dautres tâches.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES Analyse, sûreté de jugement et aptitude à décider Souci du client et de la prestation de services Aptitude à planifier et à organiser COMPETENCES TECHNIQUES

• Connaissance pratique des méthodes de travail du BR.
• Bonne connaissance des outils Microsoft Office (par exemple Word, Excel, PowerPoint), des applications Internet et de SharePoint.
• La connaissance des systèmes de documentation du Bureau des radiocommunications serait un atout.
  

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années dexpérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins huit ans dexpérience dans le domaine du secrétariat. (Un maximum de trois ans détudes dans le domaine de lemploi et dans une école reconnue peut remplacer lexpérience requise, sur la base dune année détudes pour une année dexpérience). Une expérience de lutilisation des programmes informatiques actuels de traitement de texte, de tableurs et de bases de données (par exemple DPS, OMS, DHV, DPM et Documentum) serait un atout.

Langues :
Connaissance de lune des six langues officielles de lUnion (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance dune deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance dune troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net dimpôts)
86,236.- CHF - 114,656.- CHF sans personnes à charge.
Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de lUIT, les nominations à despostes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutementsur le plan local.

INFORMATION SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de lUIT Carrières. Lévaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi quun entretien basé sur les compétences. LUIT utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour lévaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à létape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies. Les messages émanant dadresses email différentes de celles de l’UIT - @itu.int - ne doivent en aucun cas être considérées. L’UIT ne facture aucun frais à aucun moment au cours du processus de recrutement.

L’UIT applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UIT s’est engagée en faveur de la diversité et de l’intégration au sein de son effectif, et encourage tous les candidats quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. La parité des genres est d’une grande importance pour l’UIT.